Les outils incontournables du télétravail
Après presque deux mois de télétravail à temps plein, nous nous demandions, comment va votre productivité et votre efficacité au travail ? La grande majorité des travailleurs ont dû s’adapter à la nouvelle réalité de voir leur emploi transiger complètement à distance, demandant alors un certain ajustement de nos méthodes de travail.
Une étude, effectuée avant la pandémie de la COVID-19 par le site d’emploi Indeed, démontrait que plus de 96% des employeurs favorisaient une politique de télétravail, et que 65% d’entre eux remarquaient une hausse de la productivité chez leurs employés. Bien entendu, ces politiques de télétravail d’autrefois étaient généralement sous-jacentes à une présence physique au bureau chaque semaine.
Maintenant que cette possibilité est temporairement inexistante, l’ensemble des entreprises ont dû se retourner vers une méthode d’organisation du travail 100% digitale et certains outils se sont avérés nécessaires à un bon fonctionnement des équipes de travail.
Nous pensions donc vous offrir ces quelques suggestions d’outils que notre équipe a découverts afin de rester connectée et de conserver notre efficacité malgré la distance.
Adobe Scan
Commençons avec un outil qui, pour ceux ne s’étant jamais équipé d’une imprimante ou d’un scanneur à la maison, a sauvé bien des maux têtes à certains; Adobe Scan. Cette application gratuite et polyvalente est disponible pour les appareils mobiles. Elle transforme votre téléphone cellulaire ou votre tablette en scanneur, vous permettant de numériser de nombreux documents et de les convertir en PDF en un temps record. Cet outil peut vous rester utile dans le cadre d’un procès sans papier, ou éventuellement, d’un procès à distance. Une autre option semblable est Genius Scan qui comporte des fonctionnalités similaires.
Zoom
L’incontournable de cette pandémie : Zoom (ou Facetime, bien entendu). Pendant que certains regrettent de ne pas avoir investi dans la compagnie Zoom avant la crise, d’autres ont appris à décortiquer ses nombreuses fonctionnalités, entre autres pour des réunions d’équipe, des rencontres avec des clients ou des webinaires. Ces applications de vidéoconférence ont certainement favorisé un élément crucial en temps de distanciation sociale : la connectivité.
Krisp
Vous avez maitrisé l’art de la vidéoconférence, mais vous avez toujours de la difficulté à trouver un endroit silencieux dans votre chez-soi afin que vos interlocuteurs n’entendent pas vos enfants se disputer en arrière-plan ? Bien que l’option de fermer son micro est la solution de mise lorsque nous ne prenons pas la parole, ces bruits sont problématiques au moment de prendre la parole. L’application Krisp vous offre d’effacer les bruits ambiants pour vous. Vous pouvez installer Krisp sur n’importe quelles plateformes de vidéoconférence et le tour est joué.
Teams
Allons-y maintenant avec l’outil favori de l’équipe de la permanence de l’ABC-Québec : Teams. Cette application de la suite Microsoft Office 365 est une plateforme collaborative disponible sur PC, MAC, IOS et Android. Teams réunie la vidéoconférence, le partage de fichiers, la messagerie instantanée et un calendrier de travail pouvant être synchronisés à Outlook. Ainsi, vous pouvez créer des groupes de travail collaboratifs avec lesquels vous pouvez échanger des documents pouvant être modifiés en temps réel par les différents membres de l’équipe, tout en organisant des rencontres en vidéoconférence et en restant connecté par la messagerie. Sa formule très complète permet de conserver tout au même endroit.
Trello
Peut-être que certains d’entre vous sont en pleine gestion de projet à distance. Comme les réunions d’organisation ne peuvent se faire que par écrans, Trello peut venir jouer un rôle important dans le suivi des échéanciers de travail d’une équipe puisque les tableaux de suivis peuvent être partagés entre plusieurs personnes. En fait, Trello peut même vous aider à planifier vos différents échéanciers personnels comme rien ne vous empêche de profiter de sa polyvalence afin de mettre de l’ordre dans vos dossiers.
Zapier
Vous aimeriez que vos applications communiquent entre elles afin de vous aider dans la coordination de vos tâches ? C’est possible avec Zapier. Cet outil vous permet d’automatiser votre travail en créant un flux entre vos applications. Par exemple, vous recevez un courriel contenant une pièce jointe, Zapier envoie directement celle-ci vers votre application de sauvegarde (tel que DropBox), vous permettant de sauver du temps et vous assurant la conservation de tous vos documents. Explorez les possibilités d’interactions ici. Votre efficacité et votre productivité pourraient très bien être augmentées par le simple fait de vous débarrasser de petites tâches anodines que vos applications feront pour vous.
En espérant que vous aillez découvert un outil pouvant vous aider dans votre nouveau quotidien de travail à distance, nous aimerions connaitre quels sont vos outils favoris qui vous permettent de garder votre productivité à son meilleur. Laissez-nous vos suggestions sur ce sondage !